LINEE GUIDA PER LA SCRITTURA DI UNA MAIL
Sei davanti a un pc e devi scrivere una mail? Non sai da dove iniziare? Non ti preoccupare, abbiamo riunito i punti principali che compongono una mail e sono a tua disposizione per aiutarti a scrivere mail corrette.
L’email è uno strumento di comunicazione usato per uno scambio veloce delle informazioni ed esistono diverse tipologie:
- mail formali: mail a fornitori, partner o clienti
- mail informali: mail a colleghi o amici
A seconda del destinatario sarà opportuno usare un linguaggio specifico. Seguendo alcuni semplici suggerimenti indirizziamo il destinatario verso una buona impressione di noi. Vediamo come deve essere strutturata una mail.
COME SI INIZIA UNA MAIL: L’OGGETTO
La scelta dell’oggetto è importante perché fa decidere al destinatario se aprire la mail e da un’idea sul contenuto. Un oggetto ben scritto, non troppo lungo e che contenga l’argomento principale prepara la persona alla lettura della mail. Per essere visto nell’anteprima è meglio non superare le dieci parole. In merito allo spam è buona norma evitare di usare parole come "viagra", "offerta imperdibile", "hai vinto", "test", "free", "guaranteed", "hello", "prova", "lavoro" (ecc.).
SALUTI IN UNA MAIL
I saluti iniziali si basano sulla confidenza che si ha con l’interlocutore. Se con un amico si può scrivere “Ciao”/ “Caro” con un cliente scriveremo “Buongiorno”/ “Buonasera”. Inizialmente viene spiegato sinteticamente l’argomento che tratteremo e sul quale si vuole avere una risposta, fare in modo che all’interlocutore sia chiaro il contesto.
TESTO MAIL
Il testo della mail non deve essere troppo lungo e l’impatto visivo è il “biglietto da visita” con il quale ci si presenta. La scrittura di un unico blocco non risulta di facile consultazione. Inoltre, è importante, non prolungarsi troppo nella spiegazione di un argomento ma spiegare in modo preciso ciò che si vuole dire per non risultare pesanti. Nel linguaggio non è gradito l’uso di parole offensive, rispettare sempre la persona a cui ci si rivolge o di cui si parla. Evitare l’uso di frasi che nel linguaggio parlato avrebbero un senso ma scritte non portano a niente. Il carattere del testo deve essere comprensibile e alcune parole- chiave possono essere di colore diverso o sottolineate. La suddivisione della mail per argomento e l’utilizzo di elenchi puntati aiuta una miglior visualizzazione dei contenuti. Molto utile è la scrittura in grassetto di alcune parole principali.
Allegare grandi file potrebbe non renderne possibile la lettura, preferire servizi gratuiti alternativi per la condivisione dei documenti.
COME CONCLUDERE UNA MAIL
Nella conclusione si può chiedere conferma al destinatario della comprensione di quanto richiesto e ringraziare per l’attenzione prestata. Prima di inviare la mail è opportuno rileggerla per controllare che il testo sia scorrevole e di facile comprensione e che non ci siano errori ortografici. Una volta completato e controllato il testo, inserire il destinatario. Tutti i servizi di invio di posta elettronica offrono 3 campi da riempire, tutti e 3 realizzati per ospitare il destinatario della e-mail a cui si intende inviare:
1) il campo "A" in cui inserire l'indirizzo o gli indirizzi (separati da un punto e virgola) delle persone a cui si intende inviare il messaggio
2) il campo "Cc" (copia conoscenza) in cui inserire l'indirizzo o gli indirizzi delle persone a cui si vuole inviare lo stesso massaggio "per conoscenza"
3) il campo "Ccn" (copia conforma nascosta) in cui inserire l'indirizzo o gli indirizzi delle persone a cui si vuole inviare lo stesso messaggio senza che gli altri lo vengano a sapere. In questo caso e’ assolutamente consigliabile non lasciare vuoto il campo “A:”, magari compilandolo con il proprio indirizzo.
Infine ricordatevi sempre di firmare: e’ fondamentale far sapere la persona che scrive e inserire il ruolo aziendale, magari con un recapito.
Arrivati a questo punto si è pronti per inviare.
